In Powerpoint kann unter Menü <Ansicht - Gruppe Farbe/Graustufe> einfach von farbig auf Graustufen oder Schwarzweiß umgeschaltet werden, aber: Diese Farbumstellung gilt nur für die aktuelle Sitzung. Wird die Datei geschlossen und wieder geöffnet, sind die Farben wieder da. Auch ein Abspeichern z. B. der Graustufen-Ansicht als PDF bringt nicht das gewünschte Ergebnis: Die PDF-Datei ist farbig.

Um die Farben permanent umzustellen muss mehrstufig vorgegangen werden:

1. Umstellen der Design-Farbe auf Graustufen: Menü <Entwurf - Gruppe Varianten - hier Pulldown-Menü aufklappen und Farbe wählen: Graustufe>; damit sind alle originären PowerPoint-Elemente (Schriften, Tabellen, Formen usw.) in schwarzweiß.
2. Anklicken aller Bildelemente, die nicht mit PowerPoint erzeugt wurden, also aller jpg-, png- usw-Bilder: dann Menü <Format - Gruppe Anpassen - Farbe, hier gewünschte Graustufendarstellung wählen>