In Powerpoint kann unter Menü <Ansicht - Gruppe Farbe/Graustufe> einfach von farbig auf Graustufen oder Schwarzweiß umgeschaltet werden, aber: Diese Farbumstellung gilt nur für die aktuelle Sitzung. Wird die Datei geschlossen und wieder geöffnet, sind die Farben wieder da. Auch ein Abspeichern z. B. der Graustufen-Ansicht als PDF bringt nicht das gewünschte Ergebnis: Die PDF-Datei ist farbig.
Um die Farben permanent umzustellen muss mehrstufig vorgegangen werden: