Eine E-Rechnung ist grundsätzlich eine Rechnung im XML-Format. Zurzeit existieren zwei wesentliche Wege, um zu einer E-Rechnung zu kommen:
Bei ZUGFeRD wird neben der XML-Datei immer eine PDF-Datei miterzeugt, sodass es ohne Aufwand möglich ist, die Rechnungsdaten anzuschauen (eben in der PDF-Datei).
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Um sie anschauen zu können, benötigt man ein spezielles Programm, dass die XML-Daten der Rechnung auslesen und darstellen kann.
Voraussetzung für die Erzeugung einer E-Rechnung ist die Pflege der Daten in einem System, das Daten in speziellen Feldern vorhält. Das kann ein Buchhaltungsprogramm sein oder aber auch ein anderes spezialisiertes System. Ab 1.1.2025 besteht im B2B-Bereich die Pflicht, E-Rechnungen zu verschicken, und alle bekannten Buchhaltungsprogramme (wie lexoffice oder sevdesk) werden in der Lage sein, E-Rechnungen per ZUGFeRD- und XRechnung zu erzeugen.
Es gibt auch Systeme, wie gotomaxx (https://www.gotomaxx.com/), die es ermöglichen, auf Basis von üblichen Word- oder Excel-Dateien, E-Rechnungen zu erzeugen. Dazu sind Buchhaltungsprogramme meiner Kenntnis nach nicht in der Lage. Grundlage ist der PDF-Druckertreiber, der beim Installieren eines Systems wie gotomaxx mitinstalliert wird. In diesen Druckertreiber werden die Word- oder Excel-Daten hineingedruckt (anstatt sie über einen anderen PDF-Druckertreiber oder direkt auf den physisch vorhandenen Drucker auszugeben). Bei einer solchen PDF-Datei versucht das System, rechnungsrelevante Daten automatisch zu erkennen. Im Hintergrund des Systems liegt eine Datenbank, die alle Felder enthält, die für eine E-Rechnung von Bedeutung sind. Zur Erkennung bieten die Systeme Unterstützung durch KI-Funktionen an. Erkannte Daten werden sofort in der Datenbank abgelegt, und im PDF werden sie hervorgehoben. Nicht erkannte, aber trotzdem relevante Daten können in der PDF-Datei markiert und manuell den passenden Feldern zugewiesen werden.
Das heißt, man könnte grundsätzlich auf eine Buchhaltungssoftware verzichten und Word- oder Excel-Daten mit einem System wie gotomaxx verarbeiten, um gesetzeskonforme E-Rechnungen zu erzeugen.
Sowohl Buchhaltungsprogramme als auch Systeme wie gotomaxx bieten über das reine Erzeugen von E-Rechnungen hinaus noch eine Archivierung an. Die Archivdaten müssen drei Kriterien erfüllen:
Bei Archivierung auf dem eigenen Rechner müsste man selber dafür sorgen, dass die Daten diesen Anforderungen genügen. Das gelingt allerdings nur zum Teil. Damit die Daten über einen langen Zeitraum zugänglich sind, müssten sie manuell oder per automatischer Datensicherung auf separaten Festplatten oder in der Cloud (etwa Dropbox) abgelegt werden. Dass die Daten nicht geändert werden können, lässt sich manuell nur mit Aufwand einrichten. Bei der Nutzung der Archivfunktion von Buchhaltungssoftware oder Systemen wie gotomaxx werden die Daten dagegen automatisch sofort nach dem Versand einer Rechnung auf dem Server des Anbieters archiviert, und zwar in den korrekten Formaten (ZUGFeRD-Daten als XML plus PDF, XRechnung-Daten als XML) und garantiert unveränderbar.
Zu beachten ist noch, dass es nicht nur um die Erzeugung von E-Rechnungen geht, sondern auch darum, XML-Daten lesbar darzustellen. Denn es kann passieren, dass eine Eingangsrechnung als XRechnung geschickt wird (also als reine XML-Datei). Dann muss man die Möglichkeit haben, sie überhaupt anschauen zu können. Sowohl bei Buchhaltungssoftware als auch bei Systemen wie gotomaxx ist ein XML-Betrachter eingebaut.
Buchhaltungsprogramme wie lexoffice bieten gegenüber Systemen wie gotomaxx allerdings auch Vorteile: mit ihnen lassen sich ganz andere Aufgaben erledigen, zum Beispiel
Sowohl bei Buchhaltungsprogrammen als auch bei Systemem wie gotomaxx ist es möglich, die Rechnungsdaten mit Metadaten zu versehen, sodass man im Rechnungs-Datenbestand auf einfache Weise suchen kann.
Die Entscheidung für eine Buchhaltungssoftware oder ein System wie gotomaxx hängt auch vom Preis ab.
Neben den genannten Systemen gibt es noch sog. Generatoren für XRechnungen, die vorgefertigte Formulare anbieten (meistens online), in die hinein man seine Daten eingeben und daraus eine XRechnung erzeugen kann. Sie bieten aber keine gesetzeskonforme Archivierung an. Eine Übersicht über solche Generatoren ist z. B. bei
zu finden.
Ein sehr interessanter und dazu noch kostenfreier Generator ist der von pdf24.org:
https://tools.pdf24.org/de/elektronische-rechnung-erstellen
Mein erster Eindruck:
mit sevdesk vergleichbar, aber einfacher in der Handhabung
Gute Übersicht und Bewertung: https://www.youtube.com/watch?v=It6Qmy9EwJw