Regeln lassen sich zu zwei Bereichen aufstellen:

• zum Ablauf der Registererstellung
• zur inhaltlichen Erschließung des Dokuments

Die inhaltliche Erschließung ist der größere Bereich. Dazu zählt alles, was mit den Punkten Thema, Unterthema, Querverweise, Double Postings usw. zu tun hat. Und auch das Editieren eines Registers fällt vor allem in diesen Bereich. Wir werden aber bei der Beschreibung des Ablaufs der Registererstellung sehen, dass einige Editierarbeiten auch bereits in der Erfassungsphase vorgenommen werden können, ja sollten.

Die zwei wesentlichen Phasen der Registererstellung sind

• Auswählen und Erfassen
• Editieren

Damit ein gutes Ergebnis erzielt wird, sollte man diese beiden Phasen voneinander trennen. Es hat keinen Sinn, die Bearbeitung (das Editieren) des Registers nebenbei, während des Erfassens, gleich „komplett“ mitzuerledigen und auf ein separates Bearbeiten zu verzichten. Andererseits gibt es bestimmte Bearbeitungsschritte, die am besten tatsächlich sofort bei der Erfassung ausgeführt werden sollten, weil man sonst später - bei der eigentlichen Bearbeitung - zu viel Mühe mit der Bereinigung des Registers hätte.

Wir gehen bei Auswahl und Zuweisen von Begriffen sowie ihrer Aufnahme in das Registerprogramm üblicherweise seitenweise vor. Und die Seiten sind die Einheiten, auf die wir uns hinsichtlich der Bearbeitung in dieser Phase beschränken sollten.

Antwort: Es kommt darauf an.

• Ein geisteswissenschaftliches Werk (G) oder ein Sachbuch für das allgemeine Publikum (S) muss wohl wirklich gelesen werden, damit man als Indexer überhaupt mitbekommt, um was es auf den einzelnen Seiten geht.
• Ein naturwissenschaftlich-technisches Werk (NT) muss nicht Wort für Wort gelesen werden, denn in diesen Texten gibt es zahlreiche optische Anker, an denen man sich als Indexer festhalten kann.
  • Das beginnt bei den Überschriften, die üblicherweise sehr aussagekräftig und die in einen hierarchischen Aufbau (oft durch entsprechende Nummerierung gekennzeichnet) eingebettet sind.
  • Des Weiteren sind als Anker zu nennen: sämtliche Hervorhebungen im Text, also z.B. Kästen (und insbesondere ihre Überschriften), Tabellen (und insbesondere ihre Überschriften), Bildunterschriften, Grafiken (und ihre Inschriften), Passagen, die als Definitionen oder Beispiele gekennzeichnet sind, Kursivschreibungen im Text.
• Bei naturwissenschaftlich-technischen Werken sind - zusätzlich zu den Überschriften - auch die Texte in sich meist strukuriert: oft ist ein neuer Absatz mit der Beschreibung eines neuen Gedankens verbunden. Und das merkt man sehr schnell beim Anlesen eines Absatzes. Um registerrelevante Begriffe zu finden, ist es also hilfreich, mit dem Auge von einem Absatzbeginn zum nächsten zu springen und jeweils kurz hineinzulesen.

Antwort: Wieder muss unterschieden werden zwischen G- und S-Werken einerseits und NT-Werken andrerseits. Bei G und S werden die Überschriften meistens so allgemein sein, dass sie für das Register nichts hergeben. Bei NT-Werken sind die Überschriften dagegen die Hauptkandidaten für registerrelevante Begriffe.

Antwort: Ja, aber nur bedingt. Man sollte sich klar machen, dass wenn man dies tut, man wirklich nur einen ersten Eindruck vom Inhalt bekommt und trotz der Aussagekraft der Überschriften oft gar nicht richtig entscheiden kann, um was es im jeweiligen Kapitel oder Abschnitt tatsächlich geht. D.h. also: IHV auswerten ja, aber anschließend beim Durchblättern der eigentlichen Textseiten noch einmal alle Überschriften auf registerrelevante Begriffe prüfen.

Antwort: Heute wird üblicherweise von den PDF-Dateien her gearbeitet, nicht mehr vom Papier. PDFs als Quelle spart Arbeit (man kann kopieren und anschließend einfügen) und eröffnet Möglichkeiten, die auf Papier nicht zur Verfügung stehen (z.B. was die Volltextsuche im Dokument angeht).

Antwort: Das ist, wenn mit PDFs gearbeitet wird, nicht mehr unbedingt nötig, obwohl es selbst dann noch Vorteile bringen kann. Der Hauptvorteil liegt darin, dass man später beim Durchblättern der Datei sieht, was man sich auf den einzelnen Seiten gedacht hat. Das kann sogar zu einem entscheidenden Vorteil werden, wenn sich das Layout nach der Indexerstellung noch einmal ändert und man Seitenzahlen nachführen muss. In PDFs farbig zu markieren gehört zu den Standard-Funktionen der PDF-Programme (wie Acrobat). Allerdings muss man, um zusätzlich kopieren zu können, einige besondere Voreinstellungen für die Kommentare vornehmen. Die meisten dieser Sondervoreinstellungen sind auch wichtig, wenn man sich den Farb-Markiervorgang erspart. Näheres zu den Voreinstellungen: siehe Software, PDFs. Die übliche Markierung von Zeichen oder Wörtern mit dem Ziel, das Markierte kopieren zu können, ist natürlich immer nötig!

Antwort:

• Im Prinzip ja, aber nur bei entsprechender Vorbereitung in den PDFs und bei Nutzung eines speziellen Konvertierungsverfahrens. Passt beides, lässt sich auf Basis von PDFs so etwas wie Embedded Indexing verwirklichen. Näheres dazu ist in meinem Artikel in der Zeitschrift „The Indexer“ nachzulesen („PDFs in the indexing process“ in: The Indexer, Vol. 36, No. 2, June 2018, pp. 61-68). Angewendet wird diese Konvertierung u. a. beim sog. SmartIndex-Verfahren.

• Ohne das spezielle Konvertierungsverfahren ist viel Nacharbeit nötig, weil beim Herausziehen nicht sofort für eine Weiterverarbeitung brauchbaren Listen entstehen, sondern Anordnungen mit viel zusätzlicher Information, die für das Register nicht benötigt wird. Diese Zusatzinformation muss erst entfernt werden (z. B. per Mustersuche in Word).

Antwort: Das klassische Verfahren des Copy and Paste ist das Verfahren der Wahl. D.h.: ein registerrelevanter Begriff wird in der PDF-Datei markiert (vgl. auch Frage 5), dann kopiert und anschließend in das Registerprogramm eingefügt. Erleichtert werden kann das Verfahren mit dem Einsatz kleiner programmübergreifender Makros, z.B. auf Basis von MacroExpress. Damit braucht ein Begriff nur in der PDF-Datei markiert zu werden, das Makro kopiert ihn, wechselt zum Indexing-Programm, erzeugt einen neuen Eintrag, fügt den Inhalt der Zwischenablage ein und geht zurück zur PDF-Datei. Die Seitenzahl ist im Indexing-Programm von Hand einzutragen. Da man meist mehrere Begriffe einer Seite in das Register aufnimmt, können die Funktionen der Registerprogramme genutzt werden, die einem das mehrfache manuelle Eintragen der Seitenzahl ersparen.

Antwort: Ja, auch andere Formate wie Word oder InDesign können als Quellenformate verwendet werden. Solange man mit diesen Programmen hinsichtlich des Indexes genauso vorgeht wie bei PDFs - markieren, kopieren, wechseln ins Registerprogramm, einfügen - gibt es praktisch keinen Unterschied. Vor allem die Tatsache, dass diese Programme mehr Speicherplatz benötigen und Ballast mitschleppen, der beim Indexing stört, spricht allerdings grundsätzlich dagegen, sie zu verwenden. Auch sind sie längst nicht so stabil wie PDfs. Es ist auch kein Problem, jederzeit aus diesen Programmen heraus eine PDF-Datei zu erzeugen - das würde ich immer empfehlen! Eine ganz andere Überlegung ist natürlich, das Embedded Indexing anzuwenden, wenn man schon in diesen Programmen drin ist. Aber das ist ein Thema für sich.

Die Auswahl der Begriffe ist eine der schwierigsten Aufaben des Registermachens.

Das allerwichtigste: immer den Leser im Blick haben. Das bedeutet, dass es nicht in erster Linie darauf ankommt, den Inhalt des Werkes aus Sicht von Werk und Autor im Register abzubilden, sondern die Situationen, in denen sich der Leser als Hilfesuchender befinden kann, vorwegzunehmen und den Inhalt des Werkes ganz aus dieser Sicht abzubilden.

Technisch gesehen lassen sich zwei große Methoden der Auswahl von Registerbegriffen unterscheiden:

• a) Extrahieren: Aufnahme von Stichworten direkt aus dem Text (z.B. per Copy and Paste aus einer PDF-Datei)
• b) Zuweisen von Begriffen zur Seite, auf der man sich gerade befindet: Verschlagwortung des Textes

Die beiden Methoden schließen sich aber nicht etwa gegenseitig aus! Im Gegenteil: sie sollten immer gleichzeitig angewendet werden. Stichworte zu extrahieren ist sowieso immer möglich und sollte auch praktiziert werden, u.a. weil man so am besten die Wortwahl des Autors trifft (es gibt noch weitere Argumente für das Extrahieren). Schlagworte können ebenfalls fast immer vergeben werden. Das ist aber in der Praxis schwieriger als das Extrahieren, weil man sich mit dem Stoff, den der Autor beschreibt, wirklich gut auskennen muss; die Fachbegriffe und ihre Synonyme sollten einem geläufig sein.

Bei Texten, die hierarchisch aufgebaut sind (insbesondere bei allen NT-Texten), gibt es für die Bildung von Unterthemen ebenfalls zwei große Methoden:

• a) atomisierender Blick: man versucht, als Unterthema einen hierarchisch tiefer stehenden Begriff zu finden, also z.B. HT: Farbe, UT: rot; HT: Farbe, UT: grün usw.
• b) integraler Blick: ein UT kann einfach eine Erläuterung des HT sein; dabei bietet es sich an, das Thema, in das der Begriff eingebettet ist, als UT zu nehmen (also z.B. die Kapitelüberschrift) - in diesem Sinne ist der integrale Blick gemeint. Näheres zur Bildung von Unterthemen und zum Zusammenspiel von HT und UT siehe unten.

Die nachfolgenden Punkte sollten tatsächlich in dieser Reihenfolge angegangen werden:

1. Vorwort lesen, um besser beurteilen zu können, um was es geht und was der Autor will.
2. IHV registermäßig auswerten
3. sich dem Text widmen und dabei seitenweise vorgehen, dabei aber immer umfassend arbeiten, also: wenn ein Begriff auf einer Seite als registerwürdig erscheint, dann immer sofort überlegen und überprüfen, ob er vielleicht schon auf den Seiten davor (wenigstens bis zu letzten Überschrift) oder auf den Seiten danach (wenigstens bis zur nächsten Überschrift) eine Rolle spielt; falls ja: nicht nur den Verweis auf die aktuelle Seite aufnehmen, sondern ganzen Seitenbereich.

Gerade wenn man hierarchisch („atomisierend“) vorgeht, was ja immer die erste Wahl sein sollte, kann es passieren, dass man mehrere registerrelevante Begriffe, die auf ein und derselben Seite auftreten, demselben Hauptthema zuordnet. Ergebnis: im Array zu diesem Thema taucht dieselbe Seitenzahl mehrmals auf. Das wirkt im gedruckten Register äußerst redundant und sollte daher von vornherein vermieden werden.

Einschub: Diese Art der Seitenzahlredundanz wird von den verschiedenen Schulen der Indexer durchaus unterschiedlich bewertet. 
Wellish z.B. scheint damit kein Problem zu haben (bei ihm kommen diese Redundanzen sehr häufig vor)! Mulvany scheint eine 
gemäßigte Position zu vertreten, und Stauber ist derselben Meinung wie ich (diese Redundanz vermeiden)

Lösen lässt sich das Problem dadurch, dass man

• a) für die Seite ein besonders charakteristisches Unterthema zum jeweiligen Hauptthema wählt (es können ja durchaus mehrere Hauptthemen auf einer Seite vorkommen) und
• b) alle anderen registerrelevanten Begriffe nicht als Unterthemen in das Register aufnimmt, sondern ausschließlich als Hauptthemen (vgl. auch die verschiedenen Untherthema-Regeln weiter unten).

Wichtig ist, dass man diese Entscheidung sofort trifft und nicht auf später verschiebt.

Also nicht

Fullerenes, chiral  34	
Fullerenes, endohedral  34	
Fullerenes, higher  34	
Fullerenes, intramolecular, cycloadditions  34-38

sondern

Chiral fullerenes  34	
Endohedral fullerenes  34	
Higher fullerenes  34	
Fullerenes, intramolecular cycloadditions  34-38

oder

Chiral fullerenes  34	
Endohedral fullerenes  34	
Higher fullerenes  34	
Fullerenes, intramolecular  34-38

Auch nicht

Precipitation, metallofullerenes, stage 1  197
Precipitation, metallofullerenes, stage 2  197
Precipitation, metallofullerenes, stage 3  197

sondern

Metallofullerenes, precipitation, stages  197
Precipitation, metallofullerenes, stages  197

oder

Metallofullerenes, precipitation, stages  197
Precipitation stages, metallofullerenes  197

oder

Metallofullerenes, precipitation stages  197
Precipitation stages, metallofullerenes  197

Die beiden letzten Lösungen unterscheiden sich kaum voneinander: nur durch das Komma zwischen „precipitation“ und „stages“. Hier würde ich ganz klar die zweite Variante (ohne Komma) bevorzugen, weil sie knapper ist und der Zusammengehörigkeitsregel (siehe unten) entspricht. Die erste würde vielleicht die Möglichkeit offen lassen, unter „Metallofullerenes, precipitation“ noch weitere UUTs neben „stages“ aufzunehmen, doch während wir auf der Seite arbeiten, wissen wir ja nicht, ob diese Möglichkeit jemals von Belang sein wird. Sollten wir später feststellen, dass es zum UT „precipitation“ tatsächlich weitere UUTs gibt, können wir immer noch das UT-Array aufmachen; doch selbst, wenn wir diese UT-Array-Bildung unterließen, wäre nicht viel oder eigentlich gar nichts verloren, denn „precipitation stages“ ist ein zusammengehöriger Begriff, der sowieso am besten auch zusammengelassen wird (siehe unten!). Ein neues UT, das z.B. „precipitation methods“ heißen könnte, müsste ebenfalls als zusammengehöriger Begriff unverändert aufgenommen werden.

Was den Array „Fullerenes“ angeht, so könnte man zwar meinen, dem Leser ginge etwas verloren und man wisse ja nicht, ob er auf die Idee käme, die Begriffe in der „natürlich“ Reihenfolge (also Adjektiv-Subjektiv) im Register zu suchen (chiral fullerenes, endohedral fullerenes, higher fullerenes), aber im Grunde wird dem Leser durch diese Umstellung ein weiterer Zugang eröffnet! Ein Double Posting vorzunehmen, wäre zwar ebenfalls eine Variante, aber sie wäre nicht sinnvoll, denn die Redundanz würde dadurch noch erhöht werden: das Register würde äußerst aufgebläht wirken.

In dem Augenblick, in dem wir einen Registerbegriff auswählen, wissen wir, wohin er gehört, wie er sich in das Gesamtgefüge des Dokumentinhalts einordnet, welche Zusammenhänge zwischen ihm und anderen Begriffen existieren. Dieses Momentanwissen müssen wir nutzen, denn auf den nächsten Seiten liegen schon wieder ganz andere Zusammenhänge vor und beim späteren separaten Editieren müssten wir uns alle diese Zusammenhänge erst wieder mühsam erarbeiten. Was wir später könnten: wir können unnötige (weil aufblähende) UTs oder UUTs streichen, ohne besonders tief und mühevoll in den Inhalt einsteigen zu müssen - Streichen geht immer leichter als Hinzufügen!

Einschub: diese Regel scheint - unausgesprochen - von allen Profi-Indexer anerkannt zu sein. 
Sie scheint sowohl bei Wellish als auch bei Mulvany und Stauber beherzigt worden zu sein. 

Wir hätten also am besten beim Beispiel der Fullerene nicht einfach

Chiral fullerenes  34	
Endohedral fullerenes  34	
Higher fullerenes  34	
Fullerenes, intramolecular cycloadditions  34-38

aufgenommen, sondern

Chiral fullerenes, cycloadditions  34	
Endohedral fullerenes, cycloadditions  34	
Higher fullerenes, cycloadditions  34	
Fullerenes, intramolecular cycloadditions  34-38

Die Einträge „Chiral fullerenes, cycloadditions“, „Endohedral fullerenes, cycloadditions“ und „Higher fullerenes, cycloadditions“ stehen im Alphabet so weit voneinander weg, dass keinerlei Redundanz entsteht! Großer Vorteil dieses Vorgehens: Vielleicht gibt es „Chiral fullerenes“ oder „Endohedral fullerenes“ noch in ganz anderen Zusammenhängen, die wir, während wir auf einer bestimmten Seite arbeiten, noch nicht kennen; sie würden erst beim separaten Editieren zum Vorschein kommen. Und dann wären wir froh, dass wir alle UTs und UUTs gebildet gehabt hätten.

Die Betonung liegt hier auf sinnvoll! Würden wir im Beispiel der „fullerenes“ einfach alle Einträge permutieren, würden wir den redundanten Ausgangsfall erneut produzieren. Was wäre sinnvoll? Die ersten drei Einträge dürften also auf keinen Fall in permutierter Forme „double gepostet“ werden. Es bietet sich nur der letzte Eintrag an. Hier könnten - durch eine Recherche im Dokument abgesichert - sogar gleich zwei Double Postings vorgenommen werden:

Ausgangseintrag:

Fullerenes, intramolecular cycloadditions  34-38

Double Postings:

Intramolecular cycloadditions, fullerenes,   34-38
Cycloadditions, intramolecular  34-38

Ob der UT „fullerenes“ sinnvoll ist, oder ob es nicht einfach nur „Intramolecular cycloadditions 34-38“ heißen sollte, müsste noch geklärt werden.
Denkbar wäre auch, zwar ein UT zu bringen, aber nicht das allgemeine „fullerenes“, sondern ein anderes (welches, wäre ebenfalls zu klären) - hier greifen Walters 4. UT- und Walters 4. HT-UT-Regel (siehe unten). Was man hieran erkennt:

• Double Postings sollten nicht einfach nach Schema F gebildet werden, sondern es gilt, nach der Permutation von HT und UT den so entstandenen Eintrag sofort auf seine Sinnhaftigkeit zu prüfen und gegebenenfalls zu ändern.

Siehe hierzu auch Wellish „Editing - the 21 rules“

Viele der Situationen, die weiter unten im Zusammenhang mit inhaltlichen Regeln beschrieben sind (UT-Bildung, HT-UT-Besonderheiten, Querverweise usw.) entstehen ausschließlich in der eigentlichen, separaten Editierphase. Dann hat man das Register, so wie es bis dahin entstanden ist, komplett vor sich, kann alphabetisch, nach Seitenzahlen oder nach anderen Kriterien sortieren und sieht, wie die Einzeleinträge zusammenlaufen.

• Das Hauptmerkmal des Editierens in dieser Phase besteht in der Loslösung von einer seitenbezogenen Betrachtung, wir wenden uns dem Dokument als Ganzes zu.

In modernen Registerprogrammen sieht man zwar auch schon während der Erfassung, wie das Gesamtregister sich entwickelt und kann Zusammenhänge über Seiten (des eigentlichen Textes) hinweg erkennen. Das sollte man auch, aber man sollte sich auch klar machen, dass jeder Editiervorgang in der Erfassungsphase nur punktuell eingreift. Punktuell heißt in diesem Fall: man hat ein Array vor sich, vielleicht auch zwei, und nimmt hier Abstimmungen vor. Der viel wichtigere Editierprozess ist der, bei dem man sich ganz auf das Erkennen von Zusammenhängen zwischen den Einträgen konzentriert. Nur so lassen sich sowohl alle Redundanzen als auch alle Lücken finden.

Das Editieren besteht darin,

• Redundanzen zu finden und zu bereinigen, und zwar
  • inhaltliche Redundanzen bei Unterthemen eines Arrays
  • inhaltliche Redundanzen in Clustern: Dies ist ein besonders gewichtiger Editierprozess, denn es geht darum, Einträge, die innerhalb eines Arrays stehen, mit solchen zu vergleichen, die außerhalb stehen, aber zum selben Cluster gehören. Oft passiert es, das dieselben Begriffe sowohl als UT zu einem HT auftreten als auch außerhalb des Arrays noch einmal als eigenes HT, und zwar mit unterschiedlichen Seitenzahlen. Sie sind - und das erklärt den Fall sofort - beim Erfassen durch die Konzentration auf das seitenweise Vorgehen entstanden. Solche Clusterredundanzen sind vielleicht sogar der Hauptfehler in Registern überhaupt.
  • Seitenzahlredundanzen bei Unterthemen eines Arrays, wobei es zwei Typen von Seitenzahlredundanzen gibt:
    • a) mehrere unterschiedliche Unterthemen mit derselben Seitenzahl
    • b) ein und dasselbe Unterthema mit mehreren gleichen oder aneinanderstoßenden oder sich überlappenden Seitenzahlen
• Ähnlichkeiten zu finden und zu bereinigen, und zwar
  • zwischen aufeinanderfolgenden Haupteinträgen; in solchen Fällen stellt sich sofort die Frage: können die ähnlich lautenden HTs vereinheitlicht werden, wenn ja: in welcher Richtung? Oft führt das seitenweise vorgehen beim Erfassen dazu, dass man, ohne sich dessen bewusst zu sein, mit Synonymen arbeitet, die aber sehr ähnlich sind, vielleicht sogar denselben Wortstamm haben. Hier gilt es, sich für eine Variante zu entscheiden.
  • zwischen Hauptthema und Unterthemen eines Arrays: Nicht selten passiert es, dass Hauptthema und Unterthema ähnliche Wortteile enthalten.
    • Bsp.: Reactions of fullerenes, retro-1,3-dipolar cycloaddition reactions 363-364. Hier wäre zu überlegen, ob das Wort „reactions“ im UT nicht weggelassen werden kann.
• Mehrzahl-Einzahl-Fehler zu finden und zu bereinigen, und zwar
  • bei Haupteinträgen, auch solchen, die evtl. weiter weg voneinander stehen
  • bei Unterthemen innerhalb eines Arrays
• Doppeleinträge zu eliminieren
• Seitenzahlen und Seitenzahlbereiche allgemein zu bereinigen
• die Vollständigkeit zu überprüfen. Dazu kann gut die Volltextsuche (im PDF oder im Texctverarbeitungs- oder Layoutprogramm) genutzt werden. Indexrelevante Begriffe können gefunden werden, indem die Umgebung von bestimmten Formulierungen untersucht wird. Solche Formulierungen sind:
  • definiert oder Definition
  • (man) sagt
  • (wird) (man) bezeichnet
  • heißt
  • (man) spricht von
  • (wird) genannt oder nennen (wir) oder nennt (man)
  • (ist) bekannt oder (man) kennt oder (wir) kennen
  • Nach diesen Formulierungen wird im Volltext gesucht und dann geschaut, ob an den betreffenden Fundstellen indexrelevante Begriffe zu finden sind.